Geachte restaurateur,
Onderstaand treft u aan het configuratieformulier voor het reserveringsysteem.
Het is raadzaam eerst de gemailde printversie van het formulier uit te draaien en deze met
de hand volledig in te vullen alvorens de gegevens in dit formulier in te voeren (de informatie kan niet tussentijds worden opgeslagen).
U kunt er ook voor kiezen de printversie ingevuld te faxen naar:
Faxnummer: 030 - 232 22 51
Of per reguliere post naar:
RestaurantAgenda
Springweg 99,
3511 VL Utrecht
Mocht u vragen hebben of als het een en ander niet duidelijk is, aarzel niet en bel of mail Krispijn Smith op 06 - 18 55 25 03 / 030 - 234 24 63 / info@restaurantagenda.nl
Dank u wel,
Krispijn Smith & Stefan Vreugdenburg
RestaurantAgenda
Springweg 99
3511 VL Utrecht
030 - 234 24 63
06 - 18 55 25 03
info@restaurantagenda.nl
www.restaurantagenda.nl
N.B: Bij versturen van het formulier kan het zijn dat uw browser denkt dat het een virus is.
U kunt gerust op 'ja' en 'ok' klikken, dit is geen virus.
|
|
|
|
|
|
Restaurantgegevens:
|
|
|
|
|
naam:
|
|
|
|
Adresgegevens
|
adres:
|
nummer: toevoegsel:
|
postcode:
|
|
plaats:
|
|
telefoonnr:
|
|
faxnr:
|
|
email:
|
|
website:
|
|
|
|
Openingstijden
|
|
|
|
|
Gegevens Contactpersoon:
|
|
aanhef:
naam:
telefoonnummer:
email:
|
|
|
|
|
|
Ruimten:
|
|
Toelichting:
Zie in de bijlage pdf hoe de ruimten in het systeem worden weergegeven.
Voorbeeld: Ruimte 1: Restaurant, Ruimte 2: Terras, Ruimte 3: Zaal A, Ruimte 4: Zaal B, etc.
Zalen dienen eveneens als een ruimte te worden opgegeven.
Geef tevens aan of deze ruimte via de website gereserveerd moet kunnen worden.
|
|
|
|
|
|
Priotriteitenlijst tafelindeling:
|
|
Vul in het meegezonden excell-bestand de priotriteitenlijst
voor de tafelindeling per ruimte in.
|
|
|
|
|
|
Shifts:
|
|
Toelichting:
Zie in de bijlage pdf hoe de shifts in het systeem worden weergegeven.
De shifts zijn de verschillende tijdblokken waarop u geopend bent.
Voorbeeld: lunch en diner zijn twee verschillende shifts.
Het is raadzaam om bijvoorbeeld de diner-shift in twee blokken te verdelen
zodat u ruimte heeft om eventuele late reserveringen in te boeken.
In het geval dat één of meerdere ruimten verschillende shifts kennen,
geef dit dan aan in het opmerkingenveld.
Hebben alle ruimten verschillende shifts, sla dan de onderstaande invulvelden over
en geef de shifts per ruimte aan in het opmerkingenveld.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Sluitingstijd online reserveringen:
|
Toelichting:
Hier kunt u aangeven tot hoe laat u online reserveringen wilt ontvangen.
Standaard is dat het systeem tot een uur voor openingstijd online reserveringen aanneemt.
Verschillende shifts kunnen op verschillende tijden online sluiten.
Voorbeeld: Voor de lunch sluit de mogelijkheid tot online reserveren om 12:00 uur
Voor het diner sluit de mogelijkheid tot online reserveren om 17:00 uur.
Geef hieronder tot hoe laat er per shift online gereserveerd kan worden.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Opmerkingen:
|
|
|
|
|
|
|
Kolommen:
|
|
Toelichting:
Zie in de bijlage pdf hoe de kolommen in het systeem worden weergegeven.
De kolommen kunnen naar wens worden verdeeld. Standaard staan deze gesorteerd zoals aangegeven
in de bijlage pdf. Deze kunnen echter naar wens worden verschoven. Tevens kunnen de namen van
de kolommen naar wens worden gewijzigd.
Geef hieronder aan hoe u de kolommen verdeeld wenst te zien.
NB: De interface van de touchcomputer is dezelfde als van de online agenda. Op de vloer zal
echter de email-kolom niet worden gebruikt. U kunt er dus voor kiezen om deze uit de interface
van het systeem weg te laten. Email adressen kunnen dan nog wel worden toegevoegd aan de
klantgegevens, het email adres zal alleen niet zichtbaar zijn in het overzicht.
|
|
|
|
|
|
|
| Kolom 1 (uiterst links): |
|
| Kolom 2 (2de van links): |
|
| Kolom 3 (3de van links): |
|
| Kolom 4 (2de van links): |
|
| Kolom 5 (5de van links): |
|
| Kolom 6 (6de van links): |
|
| Kolom 7 (7de van links): |
|
| Kolom 8 (uiterst rechts): |
|
|
|
|
|
|
|
Online reserveringen:
|
|
|
|
|
Online Tijden:
|
Toelichting:
Op welke tijden wilt u uw gasten via uw website laten reserveren?
Voorbeeld: Bij Blauw hebben we ervoor gekozen alleen de tijden 18:00, 18:30, 19:00 en 21:00
online vrij te geven zodat men via de website alleen op die tijden kan reserveren.
In ons systeem kan echter vanaf 17:00 uur om het kwartier een tafel worden ingeboekt.
Zo bent u als restaurateur vrijer in het aangeven van de tijden, maar 'dwingt' u uw
gasten om een door u aangegeven tijd te kiezen.
|
|
|
|
|
|
|
Maximaal aantal personen per online tijd:
|
Toelichting:
Voor een evenredige verdeling van het aantal personen dat u per tijdsblok wilt / kunt ontvangen,
kunt u aangeven hoeveel personen u maximaal per tijdstip wilt laten reserveren via uw website.
NB: Deze functionaliteit is optioneel.
|
|
|
|
Maximaal aantal personen per tijdstip:
|
|
|
Maximaal aantal personen per reservering:
|
Toelichting:
Hier kunt u het maximaal aantal personen per online reservering aangeven.
Bijvoorbeeld tot 7 personen kunnen online worden ingeboekt, voor reserveringen vanaf 7 personen moet er telefonisch contact plaatsvinden.
|
|
|
|
Maximaal aantal personen per online reservering:
|
|
|
Marge online reserveringen:
|
Toelichting:
U kunt er voor kiezen dat de mogelijkheid tot online reserveren sluit bij een bepaald
totaal aantal personen op een avond. Op deze manier kunt u bijvoorbeeld tafels vrijhouden voor
de aanloop.
Als u wilt dat de zaak volledig volgeboekt kan worden via de website, vul dan hieronder '0' in.
|
|
|
|
De mogelijkheid tot online reserveren sluit bij: personen
|
|
|
Pax-limiet / maximaal totaal aantal personen:
|
Toelichting:
Sommige restaurants werken met een zogenaamde pax-limiet: een maximum aantal personen dat per shift kan reserveren.
Bijvoorbeeld omdat ze standaard een aantal plaatsen vrij wil houden voor aanloop of, zoals in het geval van restaurants die bij een hotel horen,
ze standaard een aantal plaatsen vrij moeten houden voor hotelgasten die op het laatste moment willen aanschuiven.
Wanneer het aantal dat u invult wordt bereikt dan sluit de mogelijkheid tot online reserveren, tevens kunnen reserveringen vanaf dat moment
alleen nog door de hoofdgebruiker (beheerder) van het systeem worden ingeboekt. Alle gewonen users (zonder 'administrator rights') kunnen dan
geen reserveringen meer plaatsen.
De limiet kan per shift worden ingesteld.
NB: Deze functie is optioneel. Werkt u niet met een paxlimiet vul dan '0' in.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
SMS:
|
Toelichting:
Geef hieronder aan of u gebruik wilt maken van de mogelijkheid de reserveringen te bevestigen per sms.
NB: u betaalt € 0,15 per bericht. Deze kosten zijn niet inbegrepen in de abonnementskosten.
U koopt vooraf sms-tegoed in per bundel. De omvang van deze bundel hangt af van het gemiddelde
aantal sms-berichten dat u per dag gaat verzenden.
|
|
|
|
SMS?: ja /
nee
|
|
Indien u bij de vorige vraag ja heeft ingevuld:
Maak een schatting van het gemiddeld aantal reserveringen per dag:
|
|
Standaardtekst sms-bevestiging:
|
Toelichting:
Vul hieronder de tekst in die u automatisch verstuurt als iemand een reservering via uw website maakt.
NB: maximaal 160 tekens inclusief spaties!
Voorbeeld:
| 'U heeft gereserveerd op [datum], voor [aantal personen] personen, om [tijd] uur.
Bewaar dit bericht. Bedankt en tot ziens, [naam restaurant].'
|
|
|
|
|
|
|
|
Standaardtekst sms-reminder:
|
Toelichting:
Vul hieronder de tekst in die u iedere dag als reminder wilt versturen.
NB: maximaal 160 tekens inclusief spaties!
Voorbeeld:
| 'Goedemiddag, U heeft vanavond gereserveerd voor [aantal personen] personen, om [tijd] uur.
Bewaar dit bericht. Bedankt en tot vanavond, [naam restaurant].'
|
|
|
|
|
|
|
|
|
SMS eindtijd?:
|
Toelichting:
Werkt u met shifts dan kunt u de eindtijd van de shift op laten nemen in de bevestiging.
Voorbeeld: Bij Blauw werken we op donderdag, vrijdag en zaterdag met twee shifts, van 18:00 uur tot 20:45 en vanaf 21:00 uur.
In de bevestging van de reserveringen op deze dagen in de eerste shift benadrukken we dat de gasten beschikking hebben over de tafel tot 20:45 uur.
|
|
|
|
wilt u de eindtijd van de shift opnemen in de sms-bevestiging?:
ja /
nee
niet van toepassing
|
|
|
Email:
|
Toelichting:
U kunt uw gasten de keus bieden tussen een bevestiging per sms of per email.
Zeker als u veel zakelijke gasten krijgt is dit een overweging.
Ook als u de bevestiging niet per email gaat versturen kunt u wel emailberichten verzende via het systeem. Vul daarvoor onderstaande velden in.
|
|
|
|
keuze email / sms?: ja /
nee
|
|
Emailadres afzender:
Op dit adres ontvangt u de antwoordberichten op de emails die u via het systeem verstuurt.
|
|
Onderwerp bevestigingsemail:
Deze tekst wordt automatisch als onderwerp van de bevestigingemail ingevuld.
Hierin kunnen zaken als datum, tijdstip en aantal personen worden opgenomen.
|
|
Tekst bevestigingsemail:
Deze tekst wordt automatisch verstuurd als u of uw gasten kiezen voor een bevestging per email
Alle gegevens met betrekking tot de reservering zoals datum, tijdstip, aantal personen, etc. kunnen automatisch erin worden verwerkt.
|
|
Tekst:
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Opmerkingen:
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Versturen:
|
|
|
|
Het formulier verzenden of leegmaken
Alles ingevuld?
- Klik op 'Versturen'. Het formulier wordt gemaild naar de administratie van RestaurantAgenda.
Wil je opnieuw beginnen?
- 'Reset' maakt alle velden weer vrij.
|
|
|
|
